Les solutions intranet peuvent aider les entreprises à centraliser leur communication interne, partager des données confidentielles, et automatiser certaines tâches. Cependant, choisir la meilleure solution intranet pour votre entreprise peut être un véritable défi, car il y a de nombreux critères à prendre en compte pour faire le bon choix
Analyser les besoins de votre entreprise
Identifier les problématiques actuelles
Avant de choisir une solution intranet, il est important d'identifier les problématiques actuelles de votre entreprise. Vous devez comprendre quelles sont les contraintes qui pèsent sur votre communication interne, vos échanges de données et vos processus de travail collaboratifs. Vous pouvez effectuer des enquêtes auprès des différents services pour recueillir leurs besoins. Vous pouvez organiser des ateliers internes pour déterminer les manques et les freins actuels en matière de partage de l'information et de communication. Cette analyse minutieuse vous permettra de choisir la solution intranet la plus adaptée à vos besoins spécifiques.
Définir les objectifs de la solution intranet
Une fois que vous avez identifié les problématiques actuelles de votre entreprise, vous devez définir les objectifs de votre solution intranet. Vous pouvez vous demander ce que vous attendez de cette solution : souhaiteriez-vous améliorer la communication entre les différents services, faciliter le partage des données confidentielles ou automatiser les tâches quotidiennes ? Ces objectifs doivent être clairement définis et communiqués à tous les acteurs concernés.
Évaluer les ressources disponibles
Avant de choisir la solution intranet adaptée, vous devez évaluer les ressources disponibles en interne. En effet, le choix de la solution intranet ne doit pas être uniquement basé sur les capacités techniques. Vous devez prendre en considération vos compétences en interne, les budgets et les délais disponibles pour l'installation de la solution. Si votre entreprise n'a pas les ressources nécessaires en interne, vous pouvez envisager d'externaliser ce projet à une entreprise spécialisée. Cependant, cette option n'est pas la moins coûteuse.
Comparer les solutions intranet disponibles sur le marché
Les solutions open-source
Les solutions intranet open-source peuvent être une option intéressante pour votre entreprise, car elles sont souvent gratuites et personnalisables. Les solutions open-source offrent une grande flexibilité et permettent une personnalisation poussée. Toutefois, elles nécessitent des compétences en informatique pour leur installation et leur maintenance. La communauté open-source peut offrir un support technique limité.
Les solutions propriétaires
Les solutions intranet propriétaires offrent des fonctionnalités plus avancées que les solutions open-source, mais elles sont plus coûteuses. Les solutions propriétaires offrent une interface utilisateur plus intuitive et une prise en main plus rapide. Elles offrent un support client réactif et des fonctionnalités plus avancées.
Les solutions en cloud
Les solutions intranet en cloud offrent une grande flexibilité dans l'utilisation de la solution, car elles ne nécessitent pas d'installation en interne et peuvent être accessibles depuis n'importe quel endroit. Les solutions en cloud offrent une grande sécurité des données et une automatisation de la maintenance et des mises à jour. Cependant, elles nécessitent une connexion internet stable pour un accès optimal.
Évaluer les fonctionnalités proposées
Les fonctionnalités de base
Les fonctionnalités de base sont des fonctionnalités courantes et nécessaires qui doivent être fournies par toutes les solutions intranet, telles que le partage de fichiers, les outils de messagerie interne, et la gestion des calendriers. Vous devez vérifier que ces fonctionnalités sont proposées par toutes les solutions que vous envisagez d'utiliser.
Les fonctionnalités avancées
Les fonctionnalités avancées sont des fonctionnalités plus spécifiques à certains secteurs d'activité, tels que la gestion des ressources humaines, la gestion des projets ou la gestion documentaire. Vous devez vérifier que les solutions intranet envisagées proposent les fonctionnalités avancées dont votre entreprise a besoin.
Les fonctionnalités personnalisées
Les fonctionnalités personnalisées peuvent être créées sur mesure pour répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise. Vous pouvez vous renseigner auprès des fournisseurs de solutions intranet envisagées, à l'exemple de powell-software.com, pour savoir si les fonctionnalités personnalisées sont proposées, et à quel coût.
Évaluer la sécurité des données
Les protocoles de sécurité utilisés
La sécurité des données est l'un des critères les plus importants à prendre en compte lors du choix d'une solution intranet. Les solutions intranet doivent offrir une sécurité maximale pour protéger les données confidentielles de l'entreprise. Vous devez vous assurer que les solutions envisagées utilisent des protocoles de sécurité avancés, tels que le chiffrement des données et l'authentification à deux facteurs.
Les certifications et normes de sécurité
Les certifications et normes de sécurité sont des indicateurs de l'efficacité de la politique de sécurité des fournisseurs de solutions intranet. Vous pouvez rechercher les certifications telles qu'ISO 27001, pour vous assurer de la qualité des protocoles de sécurité de la solution intranet envisagée.
Les politiques de confidentialité
Les politiques de confidentialité doivent être respectées par les fournisseurs de solutions intranet. Vous devez vous assurer que le fournisseur de la solution intranet respecte les politiques de confidentialité de votre entreprise, et que les données confidentielles ne seront pas divulguées à des tiers.
Évaluer le coût et la rentabilité
Les coûts d'acquisition et d'installation
Les coûts d'acquisition et d'installation peuvent varier considérablement selon les solutions intranet. Vous devez comparer les coûts de chaque solution intranet, en prenant en compte les coûts de la licence, les coûts d'intégration, les coûts de configuration et les coûts de déploiement.
Les coûts de maintenance et de support technique
Les coûts de maintenance et de support technique peuvent varier selon les fournisseurs de solutions intranet. Vous devez vous assurer que les coûts de maintenance et de support technique sont compris dans le coût global de la solution intranet, et que les coûts ne sont pas prohibitifs.
Le retour sur investissement à moyen et long terme
Le retour sur investissement à moyen et long terme peut être un facteur important lors du choix d'une solution intranet. Vous devez envisager la rentabilité de la solution intranet choisie, en comparant les coûts et les avantages que votre entreprise en retirera à moyen et long terme.