Dans un monde où le digital tient une place d’envergure, les entreprises de tous les secteurs se tournent vers la dématérialisation de leurs processus RH. L’usage de la signature électronique dans une entreprise permet d’accélérer les processus de ventes, numériser les contrats dans la structure, faciliter l’envoi des documents. Pourquoi la signature numérique est-elle vraiment importante ?
Que faut-il connaitre de la signature numérique ?
En principe, la signature numérique se réfère à un nouveau procédé qui vise à garantir l’intégrité d’un contrat digital ou électronique. En effet, l’originalité du document signé et de l’auteur est garantie tout comme la signature rédigée effectuée sur un dossier en papier. Sur le plan juridique, la marque numérique ne possède pas la même valeur que la signature calligraphiée. Malgré cela, elle n’est en aucun cas un scan ou une reproduction de l’empreinte écrite. Lorsqu’un chef d’entreprise marque son empreinte de manière électronique, il donne son approbation à valeur juridique. De ce fait, la signature numérique engage autant la marque que le signataire. Pour mettre en place une signature électronique, il convient de recourir à l’utilisation d’un logiciel informatique certifié. De cette façon, tous les aspects juridiques nécessaires à la validité et à l’authenticité du document signé sont respectés. L’utilisation d’une solution logicielle est indispensable pour parapher ou émarger des documents numériques. Sur le marché, plusieurs outils dédiés à cette nouvelle forme de signature en ligne existent. Il vous appartient en effet de sélectionner le meilleur outil en fonction de vos besoins réels. Vous devez également tenir compte de la fréquence d’émargement de fichiers ou de documents. N’oubliez pas finalement de vérifier les différentes fonctionnalités de la solution logicielle choisie.
Comment fonctionne une signature numérique ?
La conceptualisation de la signature numérique parait un peu complexe. Elle ne possède pas un caractère visuel comme la marque manuscrite. Si vous faites une signature ordinaire avec un stylo, vous n’avez pas procédé de la même manière lorsque vous optez pour la signature électronique. Dans cette optique, la ratification numérique respecte quelques procédures afin d’être mise en place correctement. La majorité des procédés de signatures digitales reposent sur le procédé de la cryptographie asymétrique. En d’autres termes, le signataire est amené à utiliser un procédé de chiffrement pour garantir la confidentialité des fichiers ratifiés. Pour qu’une signature électrique ait une valeur juridique, sa mise en place doit suivre quelques démarches précises. Concernant la propriété d’identification, l’identité de l’organisation doit être vérifiable via une certification numérique. De même, la ratification numérique doit avoir une propriété d’intégrité. Autrement dit, elle doit être effectuée via une plateforme spécialisée et certifiée. De cette façon, les fichiers signés ne sont et ne seront pas altérés. La marque numérique présente quelques spécificités. Elle est infalsifiable, non réutilisable, immarcescible et immuable. Lorsque vous réalisez une signature électronique, vous démontrez votre engagement et personne ne pourra plus renier votre signature.
Passer à la signature numérique : pourquoi est-ce important ?
Toute organisation devrait désormais miser sur la signature numérique. Le fait de mettre en place un tel procédé dans votre entreprise présente un grand nombre d’avantages, que ce soit en terme de temps ou d’argent. Lorsque vous passez à la marque digitale, il vous est possible de signer tous vos documents numériques, y compris un document PDF. Les processus commerciaux dans votre structure seront également simplifiés, modernisés et fluides. Vous bénéficiez d’un gain de temps important lorsque vous ratifiez vos dossiers de vente via un site spécialisé. Concernant la relation commerciale dans votre entreprise, elle est également fluidifiée en raison de la mise en place de l’empreinte digitale. Le suivi des négociations commerciales avec la clientèle et les fournisseurs sera également aisé. Pareillement, les durées des opérations commerciales sont courtes. Miser sur la signature en ligne diminuera l’utilisation des papiers dans votre structure. Toute l’opération se réalise sur un support numérique tel qu’un smartphone, une tablette ou un ordinateur. Les solutions de gestion de ratification numérique offrent de nombreuses fonctionnalités. Cela vous épargnera des tâches chronophages. Votre entreprise gagnera en fluidité. Par exemple, un message électronique est envoyé de manière automatique lorsqu’un contrat ou un document administratif est prêt à être signé.
Autres atouts de la signature numérique
L'usage de l'émargement électronique présente d'autres avantages non négligeables. À la différence de la signature manuscrite, la signature numérique représente un procédé simple, moins coûteux et sécurisé. En effet, elle est à la fois inaltérable et non réutilisable. En optant pour cette forme d’empreinte en ligne, l’entreprise pourra sécuriser les signatures de l’ensemble de ses documents, y compris les clauses commerciales, les documents liés aux RH. La minimisation considérable du recours à l’impression des dossiers marque un autre avantage indéniable fourni par la signature électronique. Les négociations, tout comme les contrats en cours, sont très faciles à identifier. De même, les erreurs humaines sont quasiment inexistantes grâce à l’usage de la signature numérique.