La signature manuscrite traditionnelle est de plus en plus remises en cause par l'essor des signatures électroniques. Sécurisé, simple et efficace, cette solution est plébiscitée par les spécialistes qui souhaitent moderniser leur environnement de travail. Cependant, pour faire le bon choix en matière de signature numérique, il est important de considérer divers éléments.
C’est quoi une signature électronique ?
La signature dématérialisée s’explique comme un procédé électronique utilisant des procédés cryptographiques asymétriques. Il s'agit simplement d'une technique de cryptage destinée à assurer la confidentialité des données. Cette méthode repose sur deux différents éléments de base : la clé privée (ou clé de déchiffrement) et la clé publique (ou clé de chiffrement), permettant au destinataire de lire le message chiffré envoyé par l'expéditeur. Par conséquent, les signatures numériques doivent protéger l'intégrité du document tout en pouvant connaître l'identité de son auteur. Il faut savoir qu’il y a deux types différents en matière de signatures électroniques : les signatures tamponnées à haute valeur juridique et les signatures de consentement (également appelées approbations). Ainsi, pour choisir le bon logiciel de signature électronique, il est essentiel de déterminer exactement ce dont votre entreprise a besoin.
Quels éléments un logiciel de signature numérique doit-il respecter ?
Le but principal d'une signature en ligne est d’assurer l'authenticité de l'auteur et l’intégrité du document. Pour être valide, une signature électronique doit répondre à de nombreuses conditions :
- Exclusif : une signature électronique ne peut pas être truqué et son auteur ne peut pas être confondu avec un autre individu.
- Identifiable : L'identité du signataire doit être identifiable avec une certitude absolue.
- Non réutilisable : Une fois qu'une signature numérique est apposée, elle ne peut en aucun cas être utilisée pour un autre document.
- Non modifiable et toujours permanent : Il n'est pas possible d'apporter des modifications aux documents signés numériquement.
- Irrévocable : l'auteur de la signature numérique ne peut en aucun cas la nier ou la contester
Quels critères à considérer pour le choix d’un logiciel de signature électronique ?
En plus des éléments ci-dessus, une solution de signature en ligne doit être polyvalente et adaptable à une variété d'utilisations. Pour trouver une solution de signature électronique à la hauteur de vos attentes, veillez à choisir un logiciel vous permettant de :
- Signer des documents seul ou à plusieurs.
- Vérifier l'identité du signataire par un SMS ou une pièce d’identité
- Horodater et sceller tous vos documents
- Suivre l'avancement de votre programme de signature numérique en temps réel.
- Le cas échéant, approuver ou rejeter le contenu du document à signer.
- Signature de tous types de documents : contrats, procurations, devis, etc.