Ces dernières années, les solutions logicielles destinées aux entreprises sont devenues de plus en plus performantes. L’ECM (Enterprise Content Management) ou « gestion de contenu d’entreprise » offre des perspectives très intéressantes pour archiver et numériser de grands volumes de données, tout en les rendant plus faciles d’accès. Il apparaît utile de comprendre les services que peuvent rendre de tels logiciels, et la diversité des documents en mesure d’être traités au quotidien de cette manière.
Pourquoi dématérialiser les données ?
L’
Enterprise Content Management apporte aux sociétés des solutions concrètes et facilement applicables afin de gérer leurs contenus de façon totalement dématérialisée. Pouvoir utiliser une seule solution logicielle permet de simplifier et de centraliser grandement les différents process les plus courants dans la vie d’une entreprise. Un logiciel de gestion de contenu d’entreprise englobe plusieurs fonctions. En plus de dématérialiser un grand nombre de documents, il peut être utilisé avec profit pour contrôler et automatiser les flux d’informations non structurés dans une société. Il s’agit ici de données désordonnées qui se cantonnaient jusque-là à un archivage manuel fastidieux. La recherche d’informations précises au sein de ces documents au format papier demande du temps, sans compter l’obligation de prévoir des espaces de stockage dans l’entreprise. L’archivage numérique avec un tel système est un gage d’efficacité certain qu’il ne faut pas négliger. La diversité des documents pouvant être dématérialisés et traités par ce biais est un autre atout important.
De nombreux documents accessibles en numérique
Concrètement, la gestion de contenu d’entreprise permet de profiter de différents types de dématérialisation. On peut distinguer quatre grandes catégories de données qui seront archivées et traitées avec un logiciel dédié. La première regroupe les factures émises par les fournisseurs ainsi que les listes de colisage, indiquant toutes les marchandises se trouvant dans le chargement sur un moyen de transport quelconque. La seconde concerne les CV et les diplômes des collaborateurs ou des candidats à un poste donné. La troisième catégorie est dédiée aux documents d’imposition correspondant à l’activité de l’entreprise. Enfin, la quatrième et dernière catégorie va rassembler les courriels, les images et les notes de réunion à archiver, parmi lesquels des informations pourront être recherchées par la suite.
Un gain de temps au quotidien
La numérisation des documents conservés auparavant en version papier est devenue un moyen incontournable pour gagner du temps en entreprise. Un outil capable de dématérialiser les flux intègre des fonctions de recherche et d’analyse. Il est possible d’utiliser le logiciel pour rechercher des mots-clés individuels dans tous les documents numérisés, selon une période de temps, en fonction des expéditeurs ou via les types de fichiers. Une telle solution permet aussi de faire des liens entre des données de sources différentes et de visualiser rapidement des informations sous forme de diagrammes. Les vertus de la
dématérialisation ne s’arrêtent pas là. Pour les entreprises, le travail sur les documents numériques n’a aucun inconvénient par rapport à une gestion effectuée avec des documents papier classiques. Un système de gestion numérisé rend les documents accessibles à tous les employés en un clin d’œil et ce sur plusieurs appareils (PC, smartphone, tablette). Les modifications apportées sont immédiatement visibles par tous pour un travail collaboratif plus fluide et efficient.
